Kunnanhallitus
Pöytäkirja 17.06.2024/Pykälä 165

Kunnanhallitus 17.06.2024 § 165  

111/00.01.02/2022  

Valmistelija Kunnanjohtaja: Jarkko Salonen, puh. 040 726 2990, jarkko.salonen@iitti.fi

Osana Heinolan seudullisen ympäristönsuojelun tietosuojan vaikutusten arviointia on tullut esiin, että luottamushenkilöille yksityisiin sähköposteihin toimitettavat kokousmateriaalit muodostavat mahdollisen vakavan tietoturvariskin, kun esimerkiksi materiaaleihin sisältyviä henkilötietoja tai muita ei julkisia tietoja päätyy heikommin salatuille sähköposteille eikä niitä poisteta, vaikka valtuutettu tai luottamushenkilö jää pois tehtävistään.

Iitin kunnan osalta tämän vaikutusten arvioinnin osuus koskee erityisesti viranomaislautakunnassa käsiteltäviä asioita, mutta perusperiaate on sama muissakin yhteyksissä ja kunnan omien kokousmateriaalien käsittelyssä. Asiaa on ryhdytty näin arvioimaan myös Iitin kunnan toimintakäytäntöjen osalta.

Kuluneen valtuustokauden aikana luottamushenkilöiden tietojärjestelmäympäristö on kehittynyt merkittävästi. O365-palvelu ja siihen liittyvä iitti.fi-sähköposti ovat parantaneet mahdollisuuksia toimia laiteriippumattomasti, mutta silti yhtenäisesti kunnan tietoturvallisessa ympäristössä.

Merkittävin osa luottamushenkilöistä käyttää jo heille työtehtävien hoitamista varten tarjottua @iitti.fi sähköpostia, mutta edelleen kokousmateriaaleja pyydetään toistuvasti lähettämään yksityisiin sähköposteihin. Tämä muodostaa valmistelusta ja materiaalien lähettämisestä vastaaville käytännön ongelmia, kun materiaaleja joudutaan jakamaan tietoturvasyistä eri tavoin eri henkilöille samalla myös kasvaa riski sille, että tietoturvaa ei pystytä takaamaan riittävällä tasolla.

Varsinaisille valtuutetuille hankitut kannettavat tietokoneet mahdollistavat myös sähköisessä CloudMeeting-kokousympäristössä toimimisen, mutta kokousympäristöä ei ole vielä testikäyttöä lukuunottamatta otettu käyttöön. CloudMeeting on tarkoitus ottaa vaiheittain käyttöön syksyn 2024 aikana alkaen viranomaislautakunnasta.

Tietoturvallisen työskentelyn mahdollistamiseksi on edellytys, että luottamushenkilöt sitoutuvat käyttämään Iitin kunnan tarjoamia järjestelmiä työskennellessään luottamustehtävissä. Iitin kunnan sähköpostiosoitteen käytöllä on myös suoria tietoturvaan liittyviä vaikutuksia, sillä @iitti.fi-sähköpostijärjestelmän sisällä lähetyt viestit kulkevat tietoturvallisesti.

Tietosuojan vaikukutusten arvioinnista on keskusteltu Iitin kunnassa sisäisesti valmistelijoiden ja sihteeristön kesken. Toivomukseksi on muotoutunut, että erityisesti yksityisten sähköpostien käyttämisestä tulisi olla selkeä linjaus, johon esityslistojen ja materiaalien lähettäjät voivat tukeutua. Tällaisen linjauksen antaminen katsotaan kuuluvan kunnanhallituksen yleistoimivaltaan.

Kunnanhallitukselle esitetään linjattavaksi, että:

-          Syyskauden 2024 alusta kaikki Iitin kunnan lähettämä sähköposti lähetetään luottamushenkilöiden käytössä olevaan @iitti.fi-sähköpostiin.

-          CloudMeetingin käyttöönotto käynnistetään vaiheittain niin, että materiaalit lähetetään jatkossa sen kautta. Ensimmäisenä CloudMeeting otetaan käyttöön viranomaislautakunnassa. Tavoitteena on, että CloudMeeting on käytössä kokonaisuudessaan valtuustokauden vaihtumiseen mennessä.

-          Mikäli esimerkiksi satunnaisten varajäsenten osalta joudutaan käyttämään yksityistä sähköpostia, lähetetään viestit aina salattuna ja vain kokouskohtaisesti silloin, kun varsinainen jäsen on ilmoittanut esittelijälle tai sihteerille esteestä. Muutoin varajäsenten tiedonsaanti toteutuu web-julkaistujen esityslistojen kautta.

Valmistelijat ja sihteerit tarkistavat tarpeen avata lisää @iitti.fi sähköposteja  ja huolehtivat tarvissaessa lisäkoulutuksesta mm. kokousjärjestelmän käyttöön.

Esittelijä Kunnanjohtaja Jarkko Salonen

Päätösehdotus Kunnanhallitus antaa seuraavat ohjeet esityslistojen ja kokousmateriaalien toimittamisesta:
- Syyskauden 2024 alusta kaikki Iitin kunnan lähettämä sähköposti lähetetään luottamushenkilöiden käytössä olevaan @iitti.fi-sähköpostiin.
- CloudMeetingin käyttöönotto käynnistetään vaiheittain niin, että materiaalit lähetetään jatkossa sen kautta. Ensimmäisenä CloudMeeting otetaan käyttöön viranomaislautakunnassa. Tavoitteena on, että CloudMeeting on käytössä kokonaisuudessaan valtuustokauden vaihtumiseen mennessä.
- Mikäli esimerkiksi satunnaisten varajäsenten osalta joudutaan käyttämään yksityistä sähköpostia, lähetetään viestit aina salattuna ja vain kokouskohtaisesti silloin, kun varsinainen jäsen on ilmoittanut esittelijälle tai sihteerille esteestä. Muutoin varajäsenten tiedonsaanti toteutuu web-julkaistujen esityslistojen kautta.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.