Kunnanhallitus
Pöytäkirja 17.11.2025/Pykälä 249

Kunnanhallitus 17.11.2025 § 249  

240/00.01.02/2022  

Valmistelija Hallintosihteeri Henni-Leena Jaakkola, puh. 0408496148,

 henni-leena.jaakkola@iitti.fi

 Iitin kunta ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituksen. Sähköinen allekirjoitus varmentaa sähköisen asiakirjan tietosisällön ja sen allekirjoittajan henkilöllisyyden.  Hallintosäännön 53 §:n perusteella kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta. Kunnanhallituksen hyväksyttäväksi on valmisteltu toimintamalli sekä ohjeistus sähköisen allekirjoituksen käytöstä.

Eritasoiset sähköiset allekirjoitukset on määritelty eIDAS-asetuksessa (EU 910/2014) Allekirjoitukset jaotellaan kolmeen eri tasoon:

• Sähköinen allekirjoitus; sähköisessä muodossa oleva tieto, jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen, allekirjoitusta ei voi kiistämättömästi yhdistää oikean henkilöön ja osoittaa aidoksi (esim. sähköpostin loppuun kirjoitettu nimi).  

• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus; allekirjoittaja voidaan yksilöidä ja allekirjoitus liittää muuhun sähköiseen tietoon (esim. mobiilivarmenteella tai pankkitunnuksilla tehty allekirjoitus). 

• Hyväksytty sähköinen allekirjoitus; varmentaa asiakirjan tietosisällön sekä allekirjoittajan henkilöllisyyden lisäksi allekirjoituksen tekoon käytettäviä välineitä säädellään, valvotaan ja arvioidaan tarkemmin (esim. DVV:n myöntämät varmennekortit allekirjoitusvarmenteilla).  Juridisesti sitova ja kiistämätön koko Euroopan Unionin alueella. eIDAS-asetuksen mukaan hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on oltava samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.  

Tavoitteet 

Sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton tavoitteena on tehostaa asiakirjojen käsittelyä, parantaa tietoturvaa, vähentää analogisen aineiston käyttöä, nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa asiakaspalvelua. Yhtenäisyyden ja tiedonhallinnan laadun varmistamiseksi on sähköisen allekirjoituksen käyttöönottaminen perusteltua linjata koko organisaatiota koskevana toimintamallina.

Toimintatapa sähköisissä allekirjoituksissa organisaation sisäiset allekirjoitukset sekä allekirjoitukset, jotka eivät vaadi vahvaa tunnistautumista

Dynasty asianhallintajärjestelmään sisältyy järjestelmäallekirjoitus, jossa käyttäjän tunnistus perustuu Dynasty-käyttäjätunnukseen ja allekirjoitustapahtuman metatiedot tallentuvat Dynastyyn.  

Dynasty asianhallintajärjestelmän järjestelmäallekirjoitusta käytetään viranhaltijapäätöspöytäkirjojen, lausuntojen, sekä muiden asiakirjojen allekirjoittamiseen, jotka eivät vaadi vahvaa tunnistautumista. 

Jos Dynastyn järjestelmäallekirjoitusta ei katsota riittävän vahvaksi allekirjoitukseksi ja halutaan hyödyntää sisäisessä allekirjoittamisessa henkilön varmenteeseen perustuvaa allekirjoitusta voidaan tunnistautumiseen käyttää pankki- tai mobiilitunnistusta (Telia tunnistautumispalvelu) esimerkkinä työsopimukset tai etätyösopimukset. 

Organisaation ulkoiset allekirjoitukset sekä allekirjoitukset, jotka vaativat vahvaa tunnistautumista

Dynasty Allekirjoituspalvelua käytetään aina, kun allekirjoittajien joukossa on henkilöitä, joilla ei ole käyttäjätunnusta ja pääsyä Dynastyyn. Allekirjoituspalvelua käytetään esim. pöytäkirjojen tarkastuksiin, sopimusten, hankintasopimusten kauppakirjojen ja tilinpäätösten allekirjoituksiin (Suomi.fi tunnistautumispalvelu). Allekirjoituspalvelu on asianhallintajärjestelmään integroitu kehittynyt sähköinen allekirjoituspalvelu.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus otetaan käyttöön Iitin kunnassa 1.1.2026 alkaen ja sitä ennen sähköistä allekirjoitusta testataan kunnanhallituksen kanssa joulukuun kokouksien pöytäkirjojen osalta.

Esittelijä Kunnanjohtaja Jarkko Salonen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää ottaa käyttöön 1.12.2025 alkaen sähköisen pöytäkirjojen tarkastuksen ja allekirjoituksen. 1.1.2026 alkaen sähköinen allekirjoitus otetaan käyttöön myös muissa toimielimissä ja organisaation sisäisissä sekä ulkoisissa asiakirjoissa.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan ehdotuksen yksimielisesti.